makalah Implementasi Total Quality Management di Sekolah

Implementasi Total Quality Management di Sekolah

Disusun untuk melengkapi tugas pengganti mata kuliah manajemen sekolah

Nama               :          Sri Muryanti

Nim                  :          3401412079

Rombel                        :           36

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2013/2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Total Quality Management adalah pengawasan menyeluruh dari seluruh anggota organisasi (warga sekolah) terhadap kegiatan sekolah. Dalam penerapannya, TQM berarti semua warga sekolah bertanggung jawab atas kualitas pendidikan, sehingga membutuhkan partisipasi dari seluruh anggota sekolah untuk dapat mewujudkan manajemen sekolah yang berjalan dengan baik, sehingga menghasilkan kualitas sekolah yang bermutu.

            Dalam ajaran Total Quality Management, lembaga pendidikan (sekolah) harus menempatkan siswa sebagai “klien” atau dalam istilah perusahaan sebagai “ stakeholders” yang terbesar, maka suara siswa harus disertakan dalam setiap pengambilan keputusan strategis langkah  organisasi sekolah. Tanpa suasana yang demokratis manajemen tidak mampu menerapkan TQM, yang terjadi adalah kualitas pendidikan didominasi oleh pihak – pihak tertentu yang seringkali memiliki kepentingan yang bersimpangan dengan hakekat pendidikan (Adnan Sandy Setiawan : 2000),

Asas demokratis yang dianut dalam penerapan total quality management, memberikan kebebasan pada seluruh anggota sekolah untuk mengemukakan pendapat, dengan harapan proses kegiatan belajar mengajar dan kegiatan lain di sekolah dapat berjalan secara proporsinal dan bersifat two way communication tanpa ada pihak yang mendominasi salah satu dari keduanya.

1.2       Rumusan Masalah

1.    Apakah yang dimaksud dengan total quality management?

2.    Bagaimana prinsip-prinsip dari total quality management yang diterapkan di                                sekolah?

3.    Bagaimana langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam aplikasi total                                       quality management agar dapat berjalan dengan optimal di sekolah?

4.    Adakah hambatan-hambatan dalam pelaksanaan total quality management di                             sekolah?

1.3       Tujuan Penulisan

1.    Menjelaskan pengertian total quality management / manajemen mutu terpadu

2.    Mengetahui prinsip-prinsip dalam total quality management yang diaplikasikan                disekolah

3.    Mengidentifikasi langkah-langkah yang dilakukan dalam total quality                                          management agar dapat berjalan dengan optimal

4.    Mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaan total quality management di                        sekolah

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Total Quality Management

 Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Terpadu adalah Sistem manajemen dengan pengawasan menyeluruh dari seluruh anggota organisasi (warga sekolah) terhadap kegiatan sekolah, mutu pendidikan adalah derajat keunggulan dalam pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien untuk melahirkan keunggulan akademis dan ekstrakurikuler pada peserta didik yang dinyatakan lulusdalam satu jenjang  dan program pembelajaran tertentu.

 Berkaitan dengan manajemen mutu terpadu (Total Quality Management) dapat dikatakan bahwa konsep mutu memerlukan komitmen serta keterlibatan pihak manajemen pendidikan untuk memenuhi keinginan atau kepuasan pelanggan secara konsisten, semua warga sekolah bertanggung jawab atas kualitas pendidikan. Manajemen mutu terpadu bertujuan untuk memperbaiki kulitas sekolah secara terus menerus/ berkesinambungan.

2.2       Prinsip-prinsip Total Quality Management dalam pelaksanaannya di sekolah

Untuk menjalankan mutu terpadu diperlukan suatu perubahan baik perubahan dalam budaya dan sistem nilai dari suatu organisasi yang harus mengacu pada prinsip-prinsip manajemen mutu terpadu.

Ada empat prinsip utama manajemen mutu terpadu yang merupakan sasaran dalam pengelolaan  pendidikan yaitu:

1.   Kepuasan pelanggan

Dalam manajemen mutu terpadu konsep dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak lagi bermuara pada kesesuaian dengan spesialisasi-spesialisasi  tertentu tetapi kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan eksternal . kebutuhan pelanggan diusahakan  untuk dipuaskan dalam segala aspek termasuk di dalamnya harga, keamanan dan ketepatan waktu. Oleh karena itu segala aktfitas organisasi harus dikoordinasikan untuk memuaskan pelanggan.

2.   Respek terhadap setiap orang

Dalam organisasi yang kualitasnya kelas dunia, setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memilki talenta dan kreatifitas khas. Ini berarti bahwa karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling berharga. Oleh karena itu setiap orang dalam organisasi harus diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambilan keputusan, karyawan akan merasa lebih bertanggung jawab terhadap hasil keputusan yang merupakan keputusan bersama, sehingga akan menjadi keputusan bulat yang didukung semua lapisan.

3.   Manajemen berdasarkan fakta

Organisasi kelas dunia biasanya berorientasi pada fakta. Ini menunjukkan bahwa keputusan yang diambil berdasarkan pada fakta bukan pada perasaan. Ada dua konsep yang berkaitan dengan ini . Pertam aadanya prioritas dan kedua  adanya variasi.

Prioritas merupakan konsep bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh karena itu dengan menggunakan data maka manajemen dan tim dalam organisasi dapat memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang sangat vital. Sedangkan variasi yang dimaksudkan adalah varibilitas kinerja manusia yang memberikan gambaran pada sistem organisasi. Dengan demikian manajemen  dapat memprediksi hasil dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan.

4.   Perbaikan Kesinambungan

Untuk dapat sukses setiap organisasi perlu melakukan proses yang sistematis dalam melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan . Konsep yang berlaku disini adalah siklus PDCA (Paln-Do-Check-act). Siklus ini terdiri dari langkah-langkah perencanaan, melaksanakan rencana, memeriksa hasil pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh.

PDCA pertama kali ditemukan oleh Walter Shewhard seorang ahli fisika Amerika yang bekerja pada Telephone Laboratories. Kemudian Deming mempopulerkan PDCA Cycle sebagai penerapan metode ilmiah untuk proses perencanaan dan pengambilan keputusan.

Siklus PDCA bisa diterapkan untuk menangani hal-hal berikut :

a.   Merencanakan perbaikan dan pengumpulan data secara berkesinambungan (Plan)

b.   Melakukan perbaikan, pengumpulan data dan analisa (do)

c.   Memeriksa dan mempelajari hasil-hasil yang dicapai (check)

d.   Bertindak atas dasar hasil evaluasi dan melanjutkan perbaikan proses.

2.3  langkah-langkah dalam pelaksanaan Total Quality Management di sekolah agar dapat berjalan optimal

Ahli mutu W. Edward Deming menggunakan 14 langkah untuk menerapkan perbaikan mutu yang dikenal dengan ‘Deming’s Fourteen Points’. Langkah – langkah tersebut dideskripsikan sebagai berikut :

1.      Menciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Deming percaya bahwa terlalu banyak organisasi yang hanya memiliki tujuan jangka pendek dan tidak melihat apa yang akan terjadi pada 20 atau 30 tahun mendatang. Mereka harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan inovasi baru. Mereka harus terus menerus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.

2.      Mengadopsi falsafah baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus mempertahankan penundaan waktu, kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang jelek. Mereka harus membuat perubahan dan mengadopsi metode kerja yang baru.

3.      Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan meningkatkan atau menjamin mutu. Anda tidak dapat mengispeksi mutu ke dalam produk. Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-staf mereka dengan pelatihan tentang alat-alat statistik dan tehni-tehnik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu mereka sendiri.

4.      Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Menurut Deming harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual.

5.      Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa, Untuk meningkatkan mutu dan produktivitas, dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang berkelanjutan.

6.      Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah kekeliruan menggunakan keahlian orang-orangnya secara tepat. Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.

7.      Lembagakan kepemimpinan. Deming mengatakan bahwa kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal itu adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil indikator-indikator prestasi, spesifikasi dan penilaian menuju peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa yang lebih baik.

8.      Hilangkan rasa takut agar setiap orang dapat bekerja secara efektif. Keamanan adalah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Deming yakin bahwa pada hakikatnya setiap orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan merekan bekerja dalam lingkungan yang mampu mendorong semanagat mereka.

9.      Uraikan kendala-kendala antar departemen. Orang dalam departemen berbeda harus dapat bekerja bersama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak diperkenankan untuk memiliki unit atau depatemen yang mendorong pada arah yang berbeda.

10.    Hapuskan slogan, desakan, dan target serta tingkatkan produktifitas tanpa menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat mempresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang manajer . slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap pekerja . kebanyakan persoalan produksi terletak pada persoalan sistem dan ini merupakan tanggung jawab manajemen untuk mengatasinya.

11.    Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik

12.    Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keahliannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menghilangkan sistem penilaian dan penghitungan jasa. Deming telah berupaya keras menentang sistem penilaian yang mana diyakini menempatkan pekerja dalam kompetisi antara satu dengan yang lain dan merusak kerja tim.

13.    Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja

14.    Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi. Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang

2.4       Hambatan dalam pelaksanaan Total Quality Management di sekolah

            Berikut ini adalah kendala-kendala yang sering dihadapi dalam penerapan manajemen mutu terpadu / total quality management sebagaimana dikutip oleh Djamhuri (2001), merinci kendala dalam menerapkan Manajemen Mutu Terpadu adalah:

1. Lemahnya kepemimpinan dan delegasi wewenang manajemen

Manajemen Mutu Terpadu akan berjalan sesuai dengan sasaran yang didinginkan jika pemimpin memiliki komitmen terhadap keterlibatan semua pihak. Artinya Manajemen Mutu Terpadu tidak akan berhasil manakala hanya diserahkan kepada tim tertentu yang ditunjuk oleh pimpinan, sementara pimpinan langsung menyerahkan program Manajeme Mutu Terpadu tersebut kepada tim yang ditunjuk. Dengan demikian pimpinan dapat mensosialisasikan perbaikan mutu yang dilakukan oleh pimpinan.

2. Proses pengaturan yang tidak memadai

ProgramManajeme Mutu Terpadu harus mengilhami seluruh kegiatan. Bagi sekolah, maka seluruh kegiatan akademik (proses belajar mengajar) harus memperoleh perhatian dalam meningkatkan kualitasnya.

3. Pemilihan pendekatan yang sempit dan dogmatik

Pendekatan yang sempit dan dogmatik tidak dapat secara fleksibel memenuhi tuntutan perkembangan. Ini berarti ada kemandegan atau bahkan akan terjadi proses status quo. Pendekatan yang sempit tidak akan memberikan kesempatan bagi peningkatan Manajeme Mutu Terpadu. Manajeme Mutu Terpadu berorientasi pada pelanggan. Pelanggan memiliki kepuasan yang selalu berkembang. Oleh karenanya pendekatan dogmatik dan sempit tidak sesuai dengan kepuasan pelanggan.

4. Kurangnya dukungan sistem informasi dan alat ukur keberhasilan

Lembaga atau oragnisasi termasuk sekolah amat sulit untuk mengetahui adanya peningkatan kualitas pelayanan di lembaganya, manakala tidak memiliki data dasar. Oleh karena itu setiap lembaga harus memiliki data dasar dan tolok ukur yang dicanangkan oleh lembaga yang bersangkutan.

BAB III

PENUTUP

3.1            Simpulan

     Dalam pelaksanaannya, Total Quality Management akan dapat berjalan dengan lancer dan akan berhasil jika di jalankan secara serempak oleh seluruh warga sekolah di dalamnya. Penerapan Total Quality Mangement memerlukan komitmen dan kesadaran untuk mengadakan perubahan budaya yang berorientasi pada peningkatan kualitas dan perbaikan seluruh proses secara terus-menerus, menyeluruh, dan ber­kesinambungan. Total Quality Management memang dapat diterapkan dalam organisasi apa pun termasuk dengan sekolah. Dengan memperhatikan cara penerapannya, dalam bidang apa saja proses manajemen tersebut diterapkan, dan bagaimana menyiasati kendala dan hambatan yang menghalangi penerapan tersebut pada organisasi pendidikan. Apabila dalam pelaksanaannya prosedur-prosedur dan prinsip yang dijadikan pedoman Total Quality Management dijalankan benar, maka keberhasilan akan berada di tangan, baik individu maupun organisasi.

3.2       Saran

            Untuk menyiasati agar pelaksanaan Total Quality Management dapat berjalan dengan efektif dan efisien, maka peran dan campur tangan seluruh warga di sekolah sangat diperlukan agar pelaksanaan manajemen di sekolah dapat berjalan dengan baik, sehingga dapat menghasilkan sekolah bermutu. Selain itu, prosedur-prosedur, prinsip dan langkah-langkah dalam pelaksanaan Total Quality Management perlu diperhatikan dan dijalankan sesuai dengan aturannya agar pelaksanaan manajemen dapat berjalan dengan optimal.

Daftar Pustaka

http://yenirangkuti.blogspot.com/2012/03/implementasi-manajemen-mutu-terpadu.html

mulyadiihsan.blogspot.com/2010/05/implementasi-total-quality-management.html?m=1

vercomfo.blogspot.com/2012/03/total-quality-management.html?m=1