manajemen mutu terpadu (total quality management)

MANAJEMEN MUTU TERPADU ( TOTAL QUALITY MANAGEMENT )

I.   Pendahuluan

                Dewasa ini perkembangan pemikiran manajemen sekolah mengarah pada sistem manajemen yang disebut TQM (Total Quality Management) atau Manajemen Mutu Terpadu. Pada prinsipnya sistem manajemen ini adalah pengawasan menyeluruh dari seluruh anggota organisasi (warga sekolah) terhadap kegiatan sekolah. Penerapan TQM berarti semua warga sekolah bertanggung jawab atas kualitas pendidikan.

                Sebelum hal itu tercapai, maka semua pihak yang terlibat dalam proses akademis, mulai dari komite sekolah, kepala sekolah, kepala tata usaha, guru, siswa sampai dengan karyawan  harus benar – benar mengerti hakekat dan tujuan pendidikan ini. Dengan kata lain, setiap individu yang terlibat harus memahami apa tujuan penyelenggaraan pendidikan. Tanpa pemahaman yang menyeluruh dari individu yang terlibat, tidak mungkin akan diterapkan TQM.

                Dalam ajaran TQM, lembaga pendidikan (sekolah) harus menempatkan siswa sebagai “klien” atau dalam istilah perusahaan sebagai “ stakeholders” yang terbesar, maka suara siswa harus disertakan dalam setiap pengambilan keputusan strategis langkah  organisasi sekolah. Tanpa suasana yang demokratis manajemen tidak mampu menerapkan TQM, yang terjadi adalah kualitas pendidikan didominasi oleh pihak – pihak tertentu yang seringkali memiliki kepentingan yang bersimpangan dengan hakekat pendidikan (Adnan Sandy Setiawan : 2000),

                Penerapan TQM berarti pula adanya kebebasan untuk berpendapat. Kebebasan berpendapat akan menciptakan iklim yang dialogis antara siswa dengan guru, antara siswa dengan kepala sekolah, antara guru dan kepala sekolah, singkatnya adalah kebebasan berpendapat dan keterbukaan antara seluruh warga sekolah. Pentransferan ilmu tidak lagi bersifat one way communication, melainkan two way communication. Ini berkaitan dengan budaya akademis.

                Selain kebebasan berpendapat juga harus ada kebebasan informasi. Harus ada informasi yang jelas mengenai arah organisasi sekolah, baik secara internal organisasi maupun secara nasional. Secara internal, manajemen harus menyediakan informasi seluas- luasnya bagi warga sekolah. Termasuk dalam hal arah organisasi adalah progran – program, serta kondisi finansial.

                Singkatnya, TQM adalah sistem menajemen yang menjunjung tinggi efisiensi. Sistem manajemen ini sangat meminimalkan proses birokrasi. Sistem sekolah yang birokratis akan menghambat potensi perkembangan sekolah itu sendiri.

II. Defenisi mutu

     Secara  umum mutu mengandung makna derajat atau tingkat keunggulan suatu produk (hasil kerja /upaya) baik berupa barang maupun jasa, baik yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Dalam konteks pendidikan pengertian mutu, dalam hal ini mengacu pada proses pendidikan dan hasil pendidikan.

·         Mutu menurut Edward Salis (1993:24)

-      Mutu sebagai sebuah konsep yang absolut

Beberapa kebingungan terhadap pemaknaan mutu bisa muncul karena mutu dapat digunakan sebagai suatu konsep yang secara bersama-sama absolut dan relatif. Dalam percakapan sehari-hari, mutu sebagian besar dipahami sebagai sesuatu yang absolut, misalnya restoran yang mahal dan mobil-mobil yang mewah. Sebagai suatu konsep yang absolut mutu sama halnya dengan sifat baik, cantik dan benar merupakan suatu idealisme yang tidak dapat dikompromikan. Dalam defenisi yang absolut sesuatu yang bermutu merupakan bagian dari standar yang sangat tinggi dan tidak dapat diungguli. Produk-produk yang bermutu adalah sesuatu yang dibuat dengan sempurna dan dengan biaya mahal. Produk-produk tersebut dapat dinilai serta membuat puas dan bangga para pemiliknya. Suatu contoh “mobil yang bermutu” adalah mobil hasil rancangan istimewa, mahal, dan memiliki interior dari kulit. Dalam hal ini mahal dan langka adalah dua nilai penting dalam defenisi mutu. Mutu dalam pandangan ini digunakan untuk menyampaikan keunggulan status dan posisi, dan kepemilikan terhadap barang yang memiliki mutu akan membuat pemiliknya berbeda dari orang lain yang tidak mampu memilikinya. Sebenarnya mutu dalam pengertian yang sedemikian lebih tepat disebut dengan high quality atau top quality.

-      Mutu sebagai konsep yang relatif

Mutu dapat juga digunakan sebagai suatu konsep yang relatif. Pengertian ini digunakan dalam Total Quality management. Defenisi relatif tersebut memandang mutu bukan sebagai suatu atribut produk atau layanan tetapi sesuatu yang dianggap berasal dari produk atau layanan tersebut. Mutu dapat dikatakan ada apabila sebuah layanan memenuhi spesifikasi yang ada. Mutu merupakan sebuah cara yang menentukan apakah produk terakhir sesuai dengan standar atau belum. Dalam konsep relatif ini produk atau layanan  akan dianggap bermutu bukan karena ia mahal dan eksklusif tetapi karena memiliki nilai misalnya nilai misalnya keaslian produk, wajar dan familiar.

Defenisi relatif tentang mutu ini memiliki dua aspek. Yang pertama adalah menyesuaikan diri dengan spesifikasi. Cara ini seing disimpulkan sebagai sesuai dengan tujuan dan manfaat. Kadang kala defenisi ini sering dinamai dengan produsen mutu. Mutu bagi produsen bisa diperoleh melalui produk atau layanan yang memenuhi spesifikasi awal yang yang telah ditetapkan dalam gaya yang konsisten. Para produsen menunjukkan bahwa mutu memiliki sebuah sistem yang biasa disebut sistem jaminan mutu (quality assuranse system). Kedua adalah memenuhi kebutuhan pelanggan.

-      Definisi mutu menurut pelanggan

Organisasi-organisasi yang menganut konsep Total Quality Management melihat mutu sebagai sesuatu yang didefenisikan oleh pelanggan-pelanggan mereka. Pelanggan adalah wasit terhadap mutu dan institusi sendiri tidak akan mampu bertahan tanpa mereka.

 Mutu disini dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang memuaskan dan melampaui keinginan dan kebutuhan pelanggan. Definisi ini disebut juga dengan istilah mutu sesuai persepsi (quality in perception). Mutu ini bisa disebut sebagai mutu yang hanya ada di mata orang yang melihatnya. Kenyatan bahwa pelanggan adalah pihak yang membuat keputusan terhadap mutu sering dan selalu diabaikan. Mereka melakukan penilaian tersebut dengan merujuk kepada produk terbaik yang bisa bertahan dalam persaingan.

Tom Peters dalam hriving On Chaos membicarakan tentang para pelanggan dalam menentukan mutu dengan menekankan pada sebuah mutu yang dirasa (perceived quality). Peters juga berpendapat bahwa mutu yang didefenisikan oleh pelanggan jauh lebih penting dibandingkan harga dalam menentukan permintaan barang dan jasa. Walaupun demikian beliau selalu mengingatkan bahwa pelaku yang ikut bergabung juga akan membuat para pelanggan redefinisi terhadap mutu.

·         Definisi menurut Oemar Hamalik

pengertian mutu menurut Oemar Hamalik dapat dilihat dari dua sisi yaitu segi normatif dan segi deskriptif. Dalam arti normatif mutu ditentukan berdasarkan pertimbangan (kriteria) instrinsik dan ekstrinsik. Berdasarkan kriteria instrinsik mutu pendidikan merupakan produk pendidikan yakni manusia terdidik sesuai standar ideal. Berdasarkan kriteria ekstrinsik pendidikan merupakan instrumen untuk mendidik tenaga kerja terlatih. Adapun dalam bidang deskripsi mutu ditentukan berdasarkan keadaan senyatanya.

     Berdasarkan dari deskripsi dari beberapa pakar diatas dapat disimpulkan bahwa mutu pendidikan adalah derajat keunggulan dalam pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien untuk melahirkan keunggulan akademis dan ekstrakurikuler pada peserta didik yang dinyatakan lulusdalam satu jenjang  dan program pembelajaran tertentu.

     Berkaitan dengan manajemen mutu terpadu (Total Quality Management) dapat dikatakan bahwa konsep mutu memerlukan komitmen serta keterlibatan pihak manajemen pendidikan untuk memenuhi keinginan atau kepuasan pelanggan secara konsisten.

III. Prinsip dan Komponen MMTP

1.   Prinsip-Prinsip  Manajemen Mutu Terpadu

Untuk menjalankan mutu terpadu diperlukan suatu perubahan baik perubahan dalam budaya dan sistem nilai dari suatu organisasi yang harus mengacu pada prinsip-prinsip manajemen mutu terpadu.

Ada empat prinsip utama manajemen mutu terpadu yang merupakan sasaran dalam pengelolaan  pendidikan

1.   Kepuasan pelanggan

Dalam manajemen mutu terpadu konsep dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak lagi bermuara pada kesesuaian dengan spesialisasi-spesialisasi  tertentu tetapi kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan eksternal . kebutuhan pelanggan diusahakan  untuk dipuaskan dalam segala aspek termasuk di dalamnya harga, keamanan dan ketepatan waktu. Oleh karena itu segala aktfitas organisasi harus dikoordinasikan untuk memuaskan pelanggan.

2.   Respek terhadap setiap orang

Dalam organisasi yang kualitasnya kelas dunia, setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memilki talenta dan kreatifitas khas. Ini berarti bahwa karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling berharga. Oleh karena itu setiap orang dalam organisasi harus diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambilan keputusan, karyawan akan merasa lebih bertanggung jawab terhadap hasil keputusan yang merupakan keputusan bersama, sehingga akan menjadi keputusan bulat yang didukung semua lapisan.

3.   Manajemen berdasarkan fakta

Organisasi kelas dunia biasanya berorientasi pada fakta. Ini menunjukkan bahwa keputusan yang diambil berdasarkan pada fakta bukan pada perasaan. Ada dua konsep yang berkaitan dengan ini . Pertamaadanya prioritas dan kedua  adanya variasi.

Prioritas merupakan konsep bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh karena itu dengan menggunakan data maka manajemen dan tim dalam organisasi dapat memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang sangat vital. Sedangkan variasi yang dimaksudkan adalah varibilitas kinerja manusia yang memberikan gambaran pada sistem organisasi. Dengan demikian manajemen  dapat memprediksi hasil dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan.

4.   Perbaikan Kesinambungan

Untuk dapat sukses setiap organisasi perlu melakukan proses yang sistematis dalam melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan . Konsep yang berlaku disini adalah siklus PDCA (Paln-Do-Check-act). Siklus ini terdiri dari langkah-langkah perencanaan, melaksanakan rencana, memeriksa hasil pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh.

PDCA pertama kali ditemukan oleh Walter Shewhard seorang ahli fisika Amerika yang bekerja pada Telephone Laboratories. Kemudian Deming mempopulerkan PDCA Cycle sebagai penerapan metode ilmiah untuk proses perencanaan dan pengambilan keputusan.

Siklus PDCA bisa diterapkan untuk menangani hal-hal berikut :

a.   Merencanakan perbaikan dan pengumpulan data secara berkesinambungan (Plan)

b.   Melakukan perbaikan, pengumpulan data dan analisa (do)

c.   Memeriksa dan mempelajari hasil-hasil yang dicapai (check)

d.   Bertindak atas dasar hasil evaluasi dan melanjutkan perbaikan proses.

Prinsip-prinsip kunci TQM lebih lengkap dijelaskan oleh Hashmi (2004: 2):

 Komitmen manajemen: perencanaan (dorongan, petunjuk), pelaksanaan (penyebaran, dukungan, partisipasi), pemeriksaan (inspeksi), dan tindakan (pengakuan, komunikasi, revisi).

 Pemberdayaan karyawan: pelatihan, sumbang saran, penilaian dan pengakuan, serta kelompok kerja yang tangguh.

 Pengambilan keputusan berdasarkan fakta: stastistical process control, the seven statistical tools.

 Perbaikan berkelanjutan: pengukuran yang sistimetis dan fokus pada biaya non kualitas (cost of non-quality); kelompok kerja yang tangguh; manajemen proses lintas fungsional; mencapai, memelihara, dan meningkatkan standart.

 Fokus pada konsumen: hubungan dengan pemasok, hubungan pelayanan dengan konsumen internal, kualitas tanpa kompromi, standar oleh konsumen. Dalam perkembangannya prinsip-prinsip TQM bukan sekedar pendekatan proses dan struktur sebagaimana dijelaskan sebelumnya, TQM lebih merupakan pendekatan kesisteman yang juga melibatkan aktivitas manajemen sumber daya manusia. Oleh karena itu menurut Wilkinson (1992: 2-3), TQM pada hakekatnya memiliki dua sisi kualitas yaitu hard side of qualitydan soft side of quality. Hard side of qualitymeliputi semua upaya perbaikan proses produksi mulai dari desain produk sampai dengan penggunaan alat-alat pengendalian (QFD, JIT, dan SPC, dsb.), dan perubahan organisasional lainnya (struktur organisasi, budaya organisasi). Sedangkan soft side of qualityterfokus pada upaya menciptakan kesadaran karyawan akan pentingnya arti kepuasan konsumen dan menumbuhkan komitmen karyawan untuk selalu memperbaiki kualitas.

Jadi dengan mengetahui prinsip-prinsip manajemen mutu terpadu dalam suatu organisasi akan memberikan solusi terhadap sistem pelayanan yang akan diberikan atau dengankata lain dapat memberikan pelayanan yang prima pada pelanggan atau penyelenggara pendidikan yang mempunyai mutu yang tinggi.

Mengingat sasaran Manajemen mutu terpadu adalah memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan melalui penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas maka masalah kualitas atau mutu merupakan titik sentra yang menentukan.

2. Komponen Manajemen Mutu Terpadu

a. Jaminan Mutu (Quality Assurance)

     Quality Assurance yang biasa diterjemahkan sebagai jaminan mutu adalah seluruh perencanaan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu.

Untuk menjamin kepastian mutu tersebut maka diperlukan  Quality Planning, Quality control. Dan Quality audit.

Quality Planningatau perencanaan mutu yaitu dokumen yang berisikan pelaksanaan mutu tertentu, sumberdaya dan urutan kegiatan yang terkait dengan  produk barang jasa dan kontrak atau proyek khusus.

Quality control atau pengendalian mutu adalah tehnik dan kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu.

Sedangkan Quality Audit atau audit mutu adalah pengujian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan.

b.   Peningkatan Mutu (Quality Inprovement)

Peningkatan mutu atau quality improvement adalah suatu proses kegiatan yang dilakuka  untuk meningkatkan mutu barang atau jasa agar dapat sukses di setiap barangnya atau jasa agar dapat sukses setiap perusahaan/institusi/lembaga harus melakukan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan secara berkesinambungan untuk meningkatkan mutu.

III. Langkah-Langkah Manajemen Mutu Terpadu

     Ahli mutu W. Edward Deming menggunakan 14 langkah untuk menerapkan perbaikan mutu yang dikenal dengan ‘Deming’s Fourteen Points’. Langkah – langkah tersebut dideskripsikan sebagai berikut :

· Menciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Deming percaya bahwa terlalu banyak organisasi yang hanya memiliki tujuan jangka pendek dan tidak melihat apa yang akan terjadi pada 20 atau 30 tahun mendatang. Mereka harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan inovasi baru. Mereka harus terus menerus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.

· Mengadopsi falsafah baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus mempertahankan penundaan waktu, kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang jelek. Mereka harus membuat perubahan dan mengadopsi metode kerja yang baru.

· Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan meningkatkan atau menjamin mutu. Anda tidak dapat mengispeksi mutu ke dalam produk. Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-staf mereka dengan pelatihan tentang alat-alat statistik dan tehni-tehnik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu mereka sendiri.

· Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Menurut Deming harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual.

· Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa, Untuk meningkatkan mutu dan produktivitas, dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang berkelanjutan.

· Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah kekeliruan menggunakan keahlian orang-orangnya secara tepat. Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.

· Lembagakan kepemimpinan. Deming mengatakan bahwa kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal itu adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil indikator-indikator prestasi, spesifikasi dan penilaian menuju peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa yang lebih baik.

· Hilangkan rasa takut agar setiap orang dapat bekerja secara efektif. Keamanan adalah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Deming yakin bahwa pada hakikatnya setiap orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan merekan bekerja dalam lingkungan yang mampu mendorong semanagat mereka.

· Uraikan kendala-kendala antar departemen. Orang dalam departemen berbeda harus dapat bekerja bersama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak diperkenankan untuk memiliki unit atau depatemen yang mendorong pada arah yang berbeda.

· Hapuskan slogan, desakan, dan target serta tingkatkan produktifitas tanpa menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat mempresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang manajer . slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap pekerja . kebanyakan persoalan produksi terletak pada persoalan sistem dan ini merupakan tanggung jawab manajemen untuk mengatasinya.

·Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik

· Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keahliannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menghilangkan sistem penilaian dan penghitungan jasa. Deming telah berupaya keras menentang sistem penilaian yang mana diyakini menempatkan pekerja dalam kompetisi antara satu dengan yang lain dan merusak kerja tim.

· Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kualitas kerja

· Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi. Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang.

     Langkah langkah tersebut kemudian dikembangkan menjadi lima konsep program TQM yang efektif yaitu: perbaikan berkelanjutan, pemberdayaan karyawan, perbandingan kinerja (benchmarking), penyediaan kebutuhan tepat pada waktunya, dan pengetahuan tentang piranti TQM (Render dan Herizer, 2004).

Sedangkan Juran (1995), mengembangkan ‘trilogi Juran’ dalam pengelolaan mutu , dilakukan melalui penggunaan tiga tahap manajemen, yaitu:

·         Perencanaan mutu: aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

·         Pengendalian mutu: aktivitas evaluasi kinerja kualitas, membandingkan kinerja nyata dengan tujuan kualitas, dan bertindak berdasarkan perbedaan.

·         Peningkatan mutu: cara-cara meningkatkan kinerja kualitas ke tingkat yang lebih dari sebelumnya.

Di sini Juran menganjurkan penggunaan sebuah pendekatan tahap demi taham untuk menyelesaikan masalah dalam meningkatkna mutu. Pendekatan ini kemudian lebih dikenal dengan Manajemen Mutu Strategis ( Strategic Quality Management).

Sementara Philip Chrosby mengidentifikasi empat belas tahapan mencapai zero defectsyang melibatkan pentingnya kelompok kualitas, pengukuran kualitas yang ada, mengestimasi biaya kualitas, mengeliminasi kesalahan dan proses pengerjaan ulang

(Bhat dan Cozzoline, 2003).

Program Crosby itu dijabarkan sebagai berikut :

·         Komitmen manajemen (management Commitment). Hal ini adalah hal yang paling krusial menuju sukses dan merupakan poin yang disepakati oleh semua para ahli mutu. Inisiatif mutu harus diarahkan dan dipimpin oleh manajemen senior. Crosby menandaskan bahwa komitmen ini harus dikomunikasikan dalam sebuah statement kebijakan mutu, yang harus singkat, jelas, dan dapat dicapai.

·         Membangun Tim Peningkatan Mutu ( Quality Improvement Team) di atas dasar komitmen. Dikarenakan setiap fungsi dalam organisasi menjadi kontributor potensial bagi kerusakan dan kegagalan mutu maka setiap bagian organisasi harus berpartisipasi dalam upaya peningkatan mutu. Tim peningkatan mutu bertugas mengatur dan mengarahkan program yang akan diimplementasikan melalui oraganisasi.

·         Pengukuran Mutu ( Quality Measurement). Hal ini dibutuhkan untuk mengukur ketidaksesuaian yang saat ini atau yang akan muncul dengan cara evaluasi dan perbaikan. Bentuk pengukuran ini berbeda antara organisasi produksi dan organisasi layanan dan bentuk tersebut bergantung pada data inspeksi, laporan pemeriksaan data statistik dan data umpan balik dari pelanggan.

·         Mengukur Biaya Mutu ( The Cost of Quality). Biaya mutu terdiri dari baiaya kesalahan, biaya kerja ulang, biaya pembongkaran, baiaya inspeksi dan biaya pemeriksaan

·         Membangun kesadaran Mutu (Quality Awareness) yaitu langkah untuk menumbuhkan kesadaran setiap orang dalam organisasi tentang biaya mutu (The Cost of Quality) dan keharusan untuk mengimplementasikan program yang dicanagkan Tim Peningkatan Mutu (Quality Improvement Team).

·         Kegiatan Perbaikan (Correctve Actions). Pihak pengawas harus bekerjasama dengan para staf untuk memperbaiki mutu yang rendah. Metodologi yang sistematis diperlukan untuk mengatasi masalah.

·         Salah satu cara untuk menyoroti proses peningkatan mutu adalah melalui langkah ketujuh ini yaitu Perencanaan Tanpa Cacat (Zero Defect Planning). Crosby berpendapat bahwa program tanpa cacat harus diperkenalkan dan dipimpin oleh tim Peningkatan Mutu yang juga bertanggung jawab terhadap implementasinya. Beliau juga menagatakan bahwa seluruh staf harus menandatangani kontrak formal mewujudkan kontrak formal tanpa caact dalam tugas dan kerja mereka.

·         Pelatihan Pengawa (Supervisor Training). Pelatihan ini penting bagi para manajer agar mereka memahami peranan mereka dalam roses peningkatan mutu dan pelatihan ini bisa dilakukan melalui program pelatihan formal.

·         Hari Tanpa Cacat ( Zero defect Day), ini adalah kegiatan sehari penuh yang memperkenalkan ide tanpa cacat. Acara ini semacam Family gathering atau Annivesary Party yang pada dasarnya adalah sebuah acara atau pesta untuk menyoroti dan merayakan penerapan metode tanpa cacat dan untuk menekankan Komitmen Manajemen terhadap metode tersebut.

·         Penyusunan Tujuan (Goal Setting). Langkah ini dimaksudkan agar para staf dapat mengkomunikasikan kepada manajemen tentang situasi tertentu yang mempersulit implementasi metode tanpa cacat. Hal ini dapat diraih dengan mendesain sebuah bentuk standar yang sesuai dengan garis manajemen dan semua bentuk tersebut harus sudah menerima jawaban dalam periode waktu tertentu.

·         Pengakuan (Recognition) hal ini sangat penting dilakukan bagi mereka yang telah berpartisipasi dalam usaha peningkatan mutu suatu organisasi.

·         Mendirikan Dewan-Dewan Mutu (Quality Councils), langkah ini juga sebuah struktur institusioanal yang dianjurkan oleh Juran yaitu mengikut sertakan para tenaga profesional mutu untuk menentukan bagaimana masalah dapat ditangani dengan tepat dan baik.

·         Lakukan Lagi (Do it Over Again) Program mutu adalah proses yang tidak pernah berakhir. Ketika tujuan program telah tercapai maka program tersebut harus dimulai lagi.

Zero Defects ini adalah kontribusi pemikiran Crosby yang utama dan kontroversial tentang mutu dan ide ini adalah sebuah ide yang sangat kuat. Ide ini adalah komitmen untuk selalu sukses dan menghilangkan kegagalan.

IV.Hambatan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu

Metode-metode yang digunakan dalam penerapan TQMdan dapat meningkatkan kemampuan lembaga pendidikan tersebut untuk menyediakan lulusan yang bermutu, dalam berbagai program kemampuan atau keilmuan dan keterampilan atau kejuruan.

Namun demikian, penerapan filosofi TQMdi sektor pendidikan ini bukannya tanpa kendala. Menurut Hittman (1993),ada beberapa hambatan yang sering dihadapi dalam menerapkan filosofi tersebut, antara lain seb­agai berikut.

(1) Sasaran dari berbagai metode perbaikan kualitas tradisional pada lembaga-lembaga pendididkan hanya berupa kesesuaian terhadap standar

(2) Standar jaminan kualitas seringkali disusun terlalu rendah atau terlalu tinggi, sehingga program-program pendidikan akan men­galami kesulitan dalam pencapaiannya.

(3) Definisi klasik mengenai jaminan kualitas terlalu sempit.

(4) Pendekatan yang mutakhir mengkonsentrasikan hanya pada per­formansi pengajaran dan mengurangi penekanan pada kontribusi dari hal-hal yang bukan berkaitan dengan pengajaran.

(5) Pendekatan yang mutakhir yang hanya menekankan pada instruk­tur pendidikan.

Kesuksesan dalam penerapan TQMdi suatu lembaga pendidikan tergantung dari visi yang digunakan oleh oleh para guru atau dosen, guru besar, dan para pemimpin departemen. Sasarannya adalah memperbaiki proses belajar den­gan memberdayakan para peserta didik dan meningkatkan tanggungjawabnya dalam proses belajar.

Filosofi TQMmemang selalu menuntut perubahan dan perbaikan, sehingga membutuhkan waktu lama dalam penerapannya. Perubahan dan perbaikan tersebut antara lain meliputi metode pengajaran, prestasi peserta didik, komunikasi, pelayanan misalnya dalam penyediaan kantin, transpor­tasi, pemeliharaan, dan pembelian. Dengan kesadaran untuk selalu melaku­kan perbaikan secara berkesinambungan maka filosofi TQMakan terlaksana dan tujuan lembaga pendidikan untuk meningkatkan mutu dapat tercapai.

TQM di suatu lembaga pendidikan tidaklah mahal dan bukan bertu­juan untuk membuat kekacauan, melainkan diharapkan dapat melibat­kan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk mencapai mutu pendidi­kan yang lebih baik. Di bawah payung TQMyang lebih menekankan pada budaya daripada teknik, lembaga-lembaga pendidikan akan bekerja sebagai partner dalam menyediakan kurikulum atau rencana program untuk mendukung TQMuntuk meningkatkan mutu pen-didikan.

V.Hambatan Penerapan TQM di Sekolah

Penerapan suatu sistem manajemen selalu mengakibatkan terganggunya keseimbangan. Timbul dua pihak yang pro dan kontra, menerima TQM dan menolak TQM. Penolakan TQM dikarenakan adanya perubahan dalam manajemen. Yaitu menyangkut nilai-nilai yang sudah mapan. Jika dibandingkan nilai-nilai budaya Indonesia dengan nilai-nilai TQM akan tampak sebagai berikut: (Hasibuan, 2000:227)

Nilai-nilai Budaya Indonesia :                Nilai-Nilai TQM : 

1.      asas kekeluargaan                                       1. Kerja sama

2.      gotong royong                                            2. total partisipasi

3.      tut wuri handayani                                       3. menghargai sesama

4.      bhineka tunggal ika                         4. menghargai keunikan & kreativita

Mengapa orang enggan menerima perubahan sistem manajemen?, hal ini karena menyangkut ketidak pastian hasil, kesulitan melaksanakan, kebiasaan yang sudah ada, dan ancaman terhadap dirinya sendiri. (hasibuan, 2000:227). Sehingga dapat dikatakan bahwa cara berfikir dan bertindak yang dilakukan berulang akan menjadi kebiasaan yang sulit diubah kecuali otak kita diinstal dengan program baru (”seperti software komputer saja”).

Penelitian Usman (1996) menyimpulkan bahwa pelaksanaan Pengembangan Sekolah Seutuhnya (PSS) di SMK mengalami kegagalan karena kepala sekolahnya masih cenderung menampilkan gaya kepemimpinan otoriter, hal ini karena lemahnya kemandirian sekolah akibat pembinaan pemerintah yang masih sentralistik, Birokratik, formalistik, konformistik, uniformistik dan mekanistik. Pembinaan yang demikian ini tidak memberdayakan potensi sekolah. Akibatnya, setiap hierarki yang berada di bawah kekuasaan bersikap masa bodoh, apatis, diam supaya aman, menunggu perintah, tidak kreatif dan tidak inovatif, kurang berpartisipasi dan kurang bertanggung jawab, membuat laporan asal bapak senang dan takut mengambil resiko.

Kendala pelaksanaan program TQM datang dari bawahan dan atasan, saya membatasi kendala hanya dari atasan yaitu kepala sekolah. we can’t see a Good School without a Good Principle, kendala dari atasan (”kepala sekolah”) menurut Hasibuan (2000:225) adalah (a) atasan tidak mendukung gagasan TQM; (b) sangat sibuk, tidak ada waktu; (c) kurangnya kewenangan yang dimiliki; (d) belum memahami secara jelas pengertian TQM, dan (e) atasan menganut sentralisasi wewenang. Sedangkan hambatan dari pihak guru biasanya tergantung bagaimana gaya kepemimpinan kepala sekolah, salah satu cara menggerakkan guru dan staf lainnya untuk berpartisipasi dalam menjalankan TQM adalah prinsip motivasi. Kepala  sekolah harus mampu merangsang guru termotivasi untuk mengerjakan tugasnya.

Hamzah B. Uno (2007:71) mendifinisikan motivasi kerja sebagai salah satu faktor yang turut menentukan kinerja seseorang. Besar atau kecilnya pengaruh motivasi pada kinerja seseorang tergantung pada seberapa banyak intensitas motivasi yang diberikan.  Jadi jika dikaitkan dengan motivasi kerja seorang guru dalam mengajar biasanya tercermin dalam berbagai kegiatan dan bahkan prestasi yang dicapai guru tersebut. Sedangkan motivasi kerja guru menurut Hamzah B. Uno (2007) adalah suatu proses yang dilakukan untuk menggerakkan guru agar perilaku mereka dapat diarahkan pada upaya-upaya nyata untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa untuk keberhasilan dalam penerapan TQM di sekolah kepala sekolah harus menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan sekolah secara sederhana yaitu dengan istilah ”KITA” (hanya pemikiran penulis saja), yaitu (a) Kebersamaan :ciptakan prinsip-prinsip ”kebersamaan” didalam mengelola sekolah, oleh karena itu setiap orang dalam organisasi sekolah diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan; (b) Inovasi dan Kreativitas : hanya dengan Inovasi dan kreativitas para pengelola sekolah maka sekolah akan tampil beda dari sekolah lain; (c) Transparansi : perlu diciptakan iklim keterbukaan oleh kepala sekolah, karena hanya dengan kejujuranlah bawahan akan termotivasi untuk bekerja; dan (d) Akuntabilitas : apa yang telah dikerjakan oleh seorang pemimpin harus dipertanggung jawabkan kepada pelanggan (”manusia”) dan kepada Sang Pencipta (Tuhan Yang Maha Kuasa)

VI. Penutup

Total Quality Management (TQM) memang merupakan suatu proses dan filosofi dasar yang akan berhasil bila diterapkan secara serentak pada semua level dalam organisasi. Penerapan TQMtidak memerlukan peralatan atau sistem manajemen baru, melainkan komitmen atau kesadaran untuk mengadakan perubahan budaya yang berorientasi pada peningkatan kualitas dan perbaikan seluruh proses secara terus-menerus, menyeluruh, dan ber­kesinambungan. TQMmemang dapat diterapkan dalam organisasi apa pun tak terkecuali. Dengan memperhatikan cara penerapannya, dalam bidang apa saja filosofi tersebut diterapkan, dan bagaimana mensiasati kendala dan hambatan yang menghalangi pene-rapan tersebut pada organisasi pendidikan tinggi, maka pelaksanaan yang membutuhkan waktu lama tidak akan terasa. Selain itu, apabila diikuti dengan benar maka keberhasilan akan berada di tangan, baik individu maupun organisasi.